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予実管理の効率化とは?

このページでは、予実管理を効率化する方法やメリット・デメリットなどを解説しています。

予実管理を効率化する方法

予実管理の効率化については、大きく2つの方法が想定されます。

Excelなど既存システムを活用した予実管理の効率化

例えば紙ベースで予実管理を行っている企業のような場合、表計算ソフトのExcelを活用することで予実管理を効率化することが可能です。

予実管理のフォーマットをあらかじめExcelベースで作成しておき、基本データを社内で共有して一括管理することで、全体の業務を効率化できます。また、MicrosoftOfficeに含まれているExcelであれば改めて専用ソフトやシステムを導入する必要がなく、予実管理の効率化にかかるコストを削減しやすいといった点も重要です。

予実管理システムを活用した予実管理の効率化

予実管理システムは、予実管理に特化して構成されているシステムであり、Excelを活用するよりも一層に高精度の予実管理を追求することができます。また、クラウドサービスとして提供されているものや、パッケージとして販売されているものなど、様々な種類が存在しており、自社のニーズに合わせて選べることもポイントです。

反面、新しいシステムの導入には業務フローの見直しが求められることもあり、実際に効率化を叶えるまでに担当者の勉強や研修が必要になることもあります。

Excelで予実管理を効率化するメリット・デメリット

メリット

Excelで予実管理の効率化を考える大きなメリットが、一般に普及しているソフトだからこそ導入コストを抑えられるという点です。また、これまでにExcelを使ってきた経験を持つ人も多く、システムを操作できる人材を確保しやすいということも重要でしょう。

加えて自分でフォーマットを作成できるため、一から自社の業務フローに適した管理表などを作成できることもメリットです。

デメリット

Excelで予実管理をするデメリットは、データの集計や入力作業といったことの自動化が難しいということでしょう。どれほど使いやすいフォーマットを用意していたとしても、データ入力の際にヒューマンエラーが発生してしまっては宝の持ち腐れとなってしまいます。

また、Excelは広く普及しているシステムだからこそ、ユーザーの熟練度が人によって大きく変わってしまうことも問題です。

「Excelを使える」と聞いていても、人によってどの程度まで使えるかという基準が変わってしまうため、最大限の効果を得られない可能性があります。

予実管理システムで予実管理を効率化するメリット・デメリット

メリット

予実管理のために作られている専用システムであれば、様々なデータに関してリアルタイムで自動入力を行ったり、各種会計ソフトなどと連携してデータを自動処理したりできることがあります。そのため、データ入力の時間を短縮できるだけでなく、スタッフの人為的ミスを予防できることはメリットです。

また、クラウドサービスとして提供されている予実管理システムであれば、離れた店舗や事業所であってもオンラインで情報を一元管理できる強みがあります。他部署・他事業所との連携を強化しながら、合理的な予実管理を実施できるため、大規模なプロジェクトなどを管理する際に効力を発揮します。

デメリット

予実管理システムを導入するためには相応のコストが発生する点は無視できません。また、予実管理システムには様々な種類があり、どのシステムが自社のニーズや業務担当者のスキルにマッチしているのか、事前に十分な比較検討を行わなければなりません

仮に複雑な予実管理システムを購入してしまった場合、実際の稼働までに担当者が研修を受けたり、メーカーのサポートに頼り切りになってしまったりといった問題もあります。

ただし、企業としての将来的な成長を考慮すれば、早い段階で予実管理システムを導入しておき、ノウハウを構築しておくことは決して無駄ではないでしょう。

予実管理システムは適切な選択が重要

予実管理システムと一口にいっても、その種類は多岐にわたります。そのため、それぞれのメリットやコスト、メーカーのサポート体制などを比較検討しながら、適切な選択をすることが大切です。

当サイトでは様々な予実管理システムについて特徴や魅力を紹介していますので、自社にとって適した予実管理システムを発見する参考としてご活用ください。

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