予実管理システムの選び方

このページでは、予実管理システムをどのように選べば良いのか詳しく解説しています。予実管理システム導入を検討中の方は参考にしてください。

予実管理システムを選ぶ際のポイントとは？

コストパフォーマンスはどの程度か

予実管理システムを導入しようと思った場合、コスト面とシステムのタイプや機能を合わせて「コストパフォーマンス」の視座から見ておくのが大切です。

予実管理システムには社内の特定のパソコンにシステムをインストールするタイプのものや、インターネット上で予実管理を行えるクラウド型など色々な種類があります。機能や特性、導入費用もタイプによって様々。自社の課題に合ったタイプのシステムを選ぶのがポイントになります。

システムによってはユーザーの数などに応じた従量課金制が採用されている点にも要注意です。

また、予実管理システムを使い続けていくにはランニングコストもしっかり確認しておきたいところ。導入前に社内でシステムを比較してみて、ニーズに対するコストパフォーマンスを判断しましょう。

現在の業務フローからの移行しやすさ

これまで予算管理をExcelや紙ベースで行っていた企業が予実管理システムを導入する場合、業務フローそのものを見直さなければならないことも。

予実管理システムは適正に利用すれば担当者の業務負担を軽減し、作業効率を向上できます。しかし、担当者が業務手順の変更にストレスや苦手意識を抱いてしまえば導入メリットを充分に享受できない恐れがあるのです。

予実管理システムを選ぶ際は、それを操作する担当者にとって使いやすいかどうか、新しい業務フローへと移行しやすいかどうかを確認しておくべきと言えます。

各種会計基準への対応

原則として、予算の作成は財務諸表の形式に準拠していなければなりません。そのため、会計基準が異なれば予算作成の様式も変わってしまう可能性があります。

会計基準は日本国内の会計基準だけではありません。アメリカをはじめとする海外の会計基準もあります。適切な会計基準とのマッチングを考えて、システムを選びましょう。

他の業務システムとの連携

すでに会計システムなど他の業務システムを導入している場合、そのシステムと新しく導入する予実管理システムとの互換性を確認するのも大切です。

単に予算をまとめるだけでなく、効率向上を期待してシステム化するなら、部門別会計や管理会計など多角的な視点が必要。そのため、原価計算システム・会計システム・販売管理システムなど、様々な業務システムと連携させて、より高度な業務システム体制を目指すべきと言えます。

KPI設定のカスタマイズ

KPIとは「Key Performance Indicator：重要業績評価指標」の略称。具体的な事業計画と達成手段を考えていく上で重要なポイントです。そのため、KPI設定を企業の規模や事業目的、現状の課題などに合わせながらカスタマイズできるかどうかは、予実管理システムを選ぶ際の要チェック項目になります。

また、ただKPIを設定するだけでなく、その達成度や進捗状況について詳しくモニタリングしていけるかどうかも必ず確認しておきましょう。KPIはKGI（Key Goal Indicator）を達成する上での指標になるからです。

複数のケースを想定したシミュレーション

予算達成状況は様々な要因によって変動します。プロジェクトによっては想定外のリスクが生じることも。予実管理システムは、予算編成時のシミュレーションで複数のケースや状況を想定できるものを選ぶのがベターです。

無料のトライアル期間は用意されているか

自社の課題を解決してくれそうな製品を見つけたとしても、どのくらいの業務効率化が実現するのかは導入してみなければわかりません。また、機能が充実していても、操作性が悪ければ担当者の負担が大きくなってネガティブな印象が強まる恐れもあります。最悪の場合、定着しないままシステムが放置されてしまうかもしれません。

導入候補となる予実管理システムを探す時は、その使用感や有用性を実際に確かめられる無料トライアルが用意されているかも合わせて確認しましょう。

多言語対応・他通貨対応の有無

複数の事業拠点を国内外に展開している場合や、海外企業との取引がある場合、多言語・多通貨の対応が可能かどうかも重要です。また、社内で日本語以外の言語を使っている企業でも多言語・多通貨対応はマスト。システムがサポートしている言語は要チェックです。

サポート体制

初めて予実管理システムを導入する場合だけでなく、新しいシステムへ移行する場合でも、自社の環境や業務フローへ正確にマッチングさせる作業が必要になります。

専門コンサルタントによるサポートやセミナーなど、導入や移行においてどのようなサポート体制やサービスが用意されているかも予実管理システムの選定ポイントです。

予実管理システムを比較

予実管理システムを正しく選ぶには、下記の3つのポイントを押さえることが大切です。

• キャッシュの見える化に対応しているか
• 見やすい分析機能が搭載されているか
• 資料の自動作成機能があるか

この3つのポイントを抑えていれば経営の役に立ち、かつ担当者の分析作業や資料作成の負担減にもつながるシステムを導入できます。

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