予実管理のメリットとは？

予実管理のメリット

問題の早期発見とスムーズな原因究明

予実管理を適切に実行していくことで、差違が発生した場合も迅速に発見しやすくなります。また、差違が生じている原因を考えることで、問題の早期発見につながったり、リスクの分析が具体的に進んだりすることもあるでしょう。加えて、差違の拡大を抑制し、悪影響や被害を最小限にとどめられる可能性も期待できます。

自社の体質や問題の本質を考えられる

予実管理によって発見される問題の共通点や、差違の発生するタイミングなどを比較検討することで、根本的に自社が抱えている問題や本質的なリスクを考えることも可能です。

予実管理によって目の前の問題を解決できるようになるだけでなく、そもそも問題が発生しやすい企業体質や原因を究明し、正しくアプローチできるようになれば、現在はもちろん将来的にも多くのメリットを得られ、成長チャンスを拡大できるでしょう。

また、企業としての体質や根幹に目を向けることで、マイナス面だけでなくプラスの面を再発見できる可能性も。どのような企業であれ、良い面と悪い面を併せ持つものです。そのため、予実管理によってマイナス面を改善していき、プラス面を一層に伸ばしていければ、それまで以上に企業成長や従業員の意欲向上へとつなげられるでしょう。

今後の予算設定や予算修正へ具体的に活用できる

遠い将来の話だけでなく、もっと直接的なメリットとして予実管理による分析データは今期の予算修正や来期の予算設定への活用が可能です。

予実管理にもとづいて指標を見極めることで、具体的なプランによる予算の設定や修正がスムーズに行われます。それぞれの作業に関する信頼性や客観性を維持する上でも重要です。

また、予算設定や修正を実行した結果を改めて比較検討の材料として利活用することで、さらに予実管理の精度やノウハウを考えていけることも見逃せません。

予実管理のメリットを最大化するポイント

それぞれの予算に対して担当責任者を専任する

予実管理は経営者や従業員が単独で成功へ導くものでなく、予算の影響を受ける全員が意識して団結していくことで成果を上げるものです。しかし「船頭多くして船山に上る」ともいわれるように、誰もがばらばらに考えて行動していては、まとまるものもまとまりません。

そのため、最初に予実管理を管理する責任者を定めておくことで、全員の意識を一つにして同じ方向へと歩みを進められるようになります。

ただし、特に大きな規模の会社において、予算はプロジェクトごとに定められており、あるいは部門や担当課ごとに予算が設定されることもあるでしょう。また、プロジェクトによって予算に対する考え方が変わることもありえるので、それぞれの予算ごとに取りまとめ役となる責任者を設定することが大切です。

予算ごとに責任者を設定した上で、全体を統括する責任者を段階的に定めていくことが、予実管理成功のカギになります。

問題発見後にすぐ原因究明へ進める体制構築

予実管理によって問題や原因を発見できても、それを隠蔽する体質があれば状況はいつまで経っても改善しません。悪い部分はきちんと指摘し合い、全員が一致団結して原因究明や問題解決に当たれるような意識共有が必須です。

加えて、予算を作成する段階から費用を適度に細分化しておくことで、問題の原因を発見しやすくなり、より集中的に改善点と向き合えるようになります。

予実管理で注意すべきポイント

リアルタイムの予実管理

予実管理は事業に合わせて行うからこそ有用性を持ちます。プロジェクトが完了し次の段階へ進んでから予実管理を行ったとしても、問題を発見した頃にはすでに状況が悪化しているかも知れません。

予実管理は迅速に行うことが何より大切なのです。

問題点や改善点を無視する

問題や悪い部分を突きつけられることは辛いものです。しかし、それらは常により良い成長へのヒントといえます。予実管理で発見された問題は無視しないよう、しっかりと受け止める心の持ちようが大切。問題点は将来の伸びしろと考えて、解決に向けて動くことを意識しましょう。

強引な目標達成は危険

予実管理によって差違が発見された時、問題をなかったことにしようと強引につじつまを合わせようとすれば、結果的に問題が悪化して被害が拡大する恐れも。問題解決は本質的なアプローチによってなされるべきであり、イレギュラーな対応を常態化しないことも大切です。