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予実管理と予算管理の違い

企業運営を支える重要な業務である予実管理について、分かりやすくまとめました。併せて、予算管理との違い、効果的な手法もご紹介しています。

予実管理の考え方

予実管理とは文字通り、「予算」と「実績」を管理すること。企業では経営目標を立てて、それを達成するために営業活動を行います。

目標に立てた予算通りに実績が積み上げられているのかを確認して管理することが予実管理です。

予実管理を行えば、目標として設定した予算をどの程度達成できているのか、どの程度足りていないのかが分かり、経営活動の改善につなげられます

予算との乖離が大きい場合は、予算編成が適切に行われていない可能性があるため、予算を修正して改めて実績を管理できるようにしなくてはなりません。

単に到達できそうな金額に再設定するのではなく、企業の課題、強みや弱みを分析したうえで伸びや変化を予測します。

予実管理を行うと経営活動の課題が明確になるため、健全な企業経営を支えるために欠かせません。

予算管理の考え方

予算管理とは、予実管理とほぼ同義です。企業の売上目標と実績を分析・把握する作業のことを指します。企業は利益を出すために短期・中期・長期の目標を決め、達成するために営業活動を行います。

利益がでていない、または損失がでてしまった場合は、原因を究明して倒産をしないように改善しなくてはなりません。予算管理は、その原因を究明し、戦略や改善策を立案するために行います。

予算管理を行うと、社内全体で具体的な目標を共有でき、人材や物資、費用を効率的に配分することが可能です。経営途中での問題点を見つけ、改善できるなどさまざまなメリットがあります。

予実管理の手順

予実管理は、このような4つの手順で進めていきます。

  1. 1.事前の情報収集を行う
  2. 2.予算の目標を立てる
  3. 3.月次決算を行う
  4. 4.予算と実績を比較して対応策を実行する

1.事前の情報収集を行う

予実管理を行うためにまず必要なのが、情報収集です。より現実的な目標設定をするために、この事前の情報収集が必要になります。必要になる情報は、自社の過去の実績や成長率、業界・競合他社の実績や成長率。これらの情報を元に、次の予算目標を行っていきます。

2.予算の目標を立てる

事前に集めた情報を基に、続いて予算目標を立てていきます。予実管理とは、予算目標を立てて、そこに向かって実績を近づけられるもの。この目標設定が肝となります。

目標を設定するにあたり、現実からかけ離れたような高すぎる目標や、企業としての成長を見込めないような低すぎる目標を立てないように注意しましょう。努力が必要ではあるものの頑張れば手の届く、より現実的で達成可能と思われる目標であることが大切です。

3.月次決算を行う

予実管理では、月次で決算を行っていく必要があります。なぜかというと、もし長期間経ってから予算と実績が大きくかけ離れたものとなってしまった場合、軌道修正が不可能となってしまうからです。そのため、月次で決算を行うことで、万が一予算と実績がかけ離れていたとしても早い段階で発見でき、そこへの対応策を練れるのです。

4.予算と実績を比較して対応策を実行する

月次決算を基に、予算と実績を比較して、対策をしていきます。短期間で予算と実績の差を確認して対策をすることで、損失をより少なくできます。目標と実績の差が出ていた場合、この差が出た要因となるものが何かを分析する必要があります。

実績のデータは、部門別、商品別など多角的に用意します。売れている商品やサービスなどは、さらに売れるようにするためにはどうしたらよいのか、また、売れていない商品やサービスの場合はその伸び悩んでいる原因を探ります。それぞれ売り上げを伸ばすために分析して対策することで、さらに利益を上げられるのです。

予実管理をする上で重要な5つのポイント

予実管理は、誤った方法をとってしまうと十分な結果が得られません。予実管理の結果を出して企業の成長に繋げるためにも、重要な5つのポイントをおさえていきましょう。

1.成長を見込める適切な予算を設定する

予実管理をしていく上でまず重要になるのが、企業が成長を見込めるような適切な予算目標を設定することです。

予算目標が高すぎても低すぎてもいけません。高すぎた場合、達成するはずがないと感じ、社員のモチベーションが下がってしまいます。また低すぎた場合は、簡単に達成できてしまうために、さらに頑張ろうという考えに至りません。

予算目標を「もう少し頑張れば達成できる」であろうというラインに設定することで、社員の能力を十分に発揮でき、さらに問題点が何かもあぶり出せるのです。

2.短期間で予算と実績の差を確認する

予算と実績を短い期間で確認することが大切です。毎月、もしくは毎週など、なるべく短期間で頻回に確認することで、予算と実績の差が大きくなる前に発見でき、その対策を施せるのです。時間が経ってからその問題に向き合ったとしても、その数値は信用できるものではなくなってしまうので、すぐに対応することがとても重要です。

3.より簡単に早く集計作業ができるような環境を整える

短期間で予算と実績の差を確認し、即座に問題解決に努めるためには、その集計作業が簡単に早くできる環境を整えておくことも大切です。各部門・部署によってデータの管理方法や収集方法が異なっていると、集計に時間がかかってしまい、即座に対応することが容易ではありません。その場合、まずはデータ管理方法や集計方法のフォーマットを統一することからはじめましょう。より効率よく、簡単に集計作業ができる環境が整っていれば、予算と実績の差が出てしまっている問題へより早く対応できるのです。

4.予算に優先順位をつける

全ての予算に気を配っていては、本当に解決すべき問題に十分に向き合えなくなってしまいます。そのため、それぞれの予算に重要度を設定し、優先順位をつけることが大切です。また、1円や10円単位などで細かく評価することは避けるべき。細かく管理しすぎると、社員は窮屈に感じてしまいモチベーションの低下に繋がってしまいます。このような事態を避けるためにも、予算と実績との差がどの程度出た場合、どのような解決策を施すのかを、事前に予算ごとに決めておくとよいでしょう。

5.予算と実績に差が出たら、必ず原因究明する

予実管理をしていて予算と実績の差が出た場合、必ず原因は何かを探り、解決するようにしましょう。この差が出たということは、何かしら解決すべき問題があるということを示しています。ただその差を数値上で見ているだけでは解決できません。何が原因でその問題が起きているのかを追求し解決することで、実績を伸ばすことに繋がるのです。

まとめ

予実管理も予算管理も、企業の予算と実績を管理・分析し、経営に活かすという点で大きな違いはありません。

しっかり取り組むと、企業の利益アップや業務の効率化、従業員の生産性向上が見込めます。

経営の課題をより可視化したいのなら、予実管理に特化したシステムを利用しましょう。

予算管理システムは、エクセルが抱える工数の多さ、関数・マクロ管理の属人化といった課題を解決し、業務を効率化・高精度化してくれます。

さらに、予算管理システムはエクセルとの親和性が高く、ITやシステムに詳しくない方でも簡単に操作できるように設計されています。

予実管理を有効に活用したいとお考えなら、ぜひ、予算管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

予実管理システムを比較

予実管理と予算管理についてはわかったかと思います。さらにあなたにあった予実管理システムを正しく選ぶには、下記の3つのポイントを押さえることが大切です。

  • キャッシュの見える化に対応しているか
  • 見やすい分析機能が搭載されているか
  • 資料の自動作成機能があるか

この3つのポイントを抑えていれば経営の役に立ち、かつ担当者の分析作業や資料作成の負担減にもつながるシステムを導入できます。

当サイトでは30種以上の予実管理システムを調査し比較しております。検討している人はぜひチェックしてみてください。

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YOJiTSU
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bixid
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引用元:株式会社公益社の公式サイトより
(URL:https://www.narakoueki.co.jp/hall/narayama/index.html)
※プランニングプランの場合
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Manageboard
(株式会社ナレッジラボ)
株式会社ナレッジラボの画像1
引用元:株式会社ナレッジラボの公式サイトより
(URL:https://www.narakoueki.co.jp/hall/narayama/index.html)
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55,000円~
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